Tips-Tips Presentasi ini saya dapatkan dari file lama di flashdisk yang entah dikopi dari siapa. Ini adalah 4 topik untuk sukses presentasi yang disarikan (entah oleh siapa) dari seorang ahli, yang juga saya kagumi, Rhenald Kasali.
Setelah membaca isinya, saya kira tulisan ini wajib dishare untuk kepentingan umat. Semoga bermanfaat.
MENGEMBANGKAN TOPIK
Banyak orang yang menduga bahwa dirinya punya kemampuan yang sama dengan seorang presenter yang sedang melakukan presentasi. Mereka menduga dengan mengenal topiknya mereka bisa melakukan presentasi. Dugaan ini tentu saja keliru, sebab banyak orang yang cuma “merasa” mampu, bukan sesungguhnya mampu. Sebagian besar orang itu hanya berhenti di judul saja karena tak mampu mengembangkan topik itu dengan baik. Kalau disuruh bicara bisa jadi kalimatnya akan habis dalam lima menit, lalu melantur.
Supaya dapat melakukan presentasi dengan baik dan focus saudara tentu harus mengembangkan topik itu sebaik mungkin. Bagaimanakah caranya?
Pertama, perkayalah topik saudara dengan bacaan. Tanpa literature yang baik, topik saudara akan terasa miskin, atau mungkin tak memberi hal baru bagi orang lain.
Kedua, perkayalah topik saudara dengan hal yang sebenarnya sedang terjadi dalam dunia riil. Seorang presenter terkenal biasanya sudah dengan sendirinya didatangi oleh informasi, sedangkan seorang pemula harus mengumpulkannya sendiri. Saudara harus bertanya ke sana ke mari, untuk meyakinkan betul bahwa apa yang dikatakan literature sejalan dengan dunia riil.
Ketiga, latihlah otak berpikir dengan melakukan latihan presentasi di kalangan terbatas. Biasanya pada saat saudara berbicara, berkembang pemikiran-pemikiran baru yang muncul secara tiba-tiba. Catatlah baik-baik, lalu kembangkan perlahan-lahan. Pada prinsipnya, kalau sebuah topik dikembangkan, otak saudara akan mengajak saudara lebih jauh. Mekanisme activated spreading dalam otak kita memungkinkan kita mengaitkan satu kategori dengan kategori lainnya.
Keempat, pangkas bagian-bagian yang dirasakan membuat saudara tidak focus, menimbulkan keragu-raguan, atau membuat waktu presentasi tidak cukup.
Kelima, tulislah dalam bentuk kerangka berpikir sebelum materi disajikan. Saya akan mengajak pembaca menggunakan kerangka berpikir (logical structure) untuk mengembangkan topik ini pada presentasi selanjutnya.
MEMBANGUN LOGICAL STRUCTURE
Salah satu cara mengembangkan topik adalah dengan menggunakan logical structure. Logical structure pada dasarnya adalah sebuah alat bantu untuk menguraikan benang-benang kusut ke dalam sebuah diagram yang kita sebut logical tree. Bentuknya semacam outline. Dengan demikian ia adalah sebuah rencana (bukan a final product),sehingga sifatnya sangat terbuka untuk mengalami penyesuaian-penyesuaian atau perubahan-perubahan.
Alat ini sangat bermanfaat untuk mengarahkan jalan berpikirnya audience sehingga dari awal mereka sudah tahu kemana arah presentasi. Selain itu, struktur ini juga berguna untuk bekerja dalam team, atau bagi mereka yang belum terbiasa (terlatih) mengembangkan topik. Dengan memiliki suatu logical tree, para anggota team tinggal memilih subtopik mana yang menjadi tanggungjawabnya, dan kemana arah presentasi ini akan ditujukan.
Kalau struktur ini sudah digambarkan, dan segalanya sudah dipetakan, maka tak ada alasan bagi saudara untuk tidak memulainya sama sekali. Outline ini adalah sebuah rencana, dan rencana akan jadi kenyataan kalau saudara segera memulainya.
Logikanya, struktur ini akan mendorong saudara membuat suatu point, lalu mencari penjelasannya (dukungan-dukungannya) sampai tuntas. Intinya terdiri dari headings, subheadings dan supporting details.
Darimana saudara harus memulainya?
Logical tree ini harus dimulai dengan apa yang kita sebut sebagai main points, yaitu hal-hal pokok yang harus diberi jawabannya. Tentu saja main points harus dibatasi. Jangan terlalu ambisius dengan bernafsu memberikan seluruh penjelasan, seluas-luasnya. Ingatlah manusia punya kemampuan yang terbatas dalam mengolah informasi. Lagian pula, manusia akan mengalami fatigue (keletihan) bila dipaksa menerima banyak hal sekaligus. Jadi saudara harus memotongnya, memfokuskan pada hal-hal yang paling penting saja dan saling berhubungan. Jika saudara harus menyajikan banyak hal, mungkin saudara harus berani meminta izin membagi presentasi itu ke dalam beberapa presentasi dengan topik yang berbeda.
Main points yang dipilih haruslah menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan audience (misalnya pengambil keputusan). Holcombe dan Stein yang menulis buku Presentations for Decision Making mengungkapkan sebagai berikut:
- Kalau main point-nya adalah rekomendasi atau suatu konklusi, maka pertanyaannya adalah “why” dan jawabannya adalah a series of reasons.
- Kalau main point-nya adalah prosedur, maka pertanyaannya adalah “how”, dan tentu saja jawabannya adalah a series of steps.
- Kalau main point-nya adalah suatu deskripsi terhadap suatu analisis, maka pertanyaannya adalah “what” dan jawabannya adalahparts of the whole.
Cobalah menerapkan pertanyaan di atas, dan Insya Allah saudara akan dibantu berpikir. Dengan mengajukan pertanyaan “why” misalnya, saudara mungkin akan merenung, berpikir, lalu sampailah pada jawaban-jawaban yang menyenangkan dan memuaskan. Silahkan mencoba.
VISUAL
“If a picture paints a thousand words…”
Dikutip dari lagu “If” oleh “Bread”
Saya yakin banyak pembaca yang suka dengan syair lagu di atas. Sebuah lagu yang me-retrieve ingatan kita ke masa lalu. Lagian pula, sebuah syair yang indah, yang mengingatkan kita betapa sebuah lukisan sanggup menguraikan seribu makna. Nah, apa kaitannya dengan tips kita kali ini?
Kalau kita memperhatikan anak-anak, mereka suka sekali dengan buku bacaan yang banyak gambarnya. Tintin, Asterix, Lucky Luke, Dragon Ball, Doraemon, Conan, dan Mulan adalah contoh dari sekian banyak buku anak-anak lainnya. Mereka bisa tertawa terkekeh, tersenyum atau merasa gregetan hanya dengan melihat gambar kartun ini. Tanpa membaca isinya, mereka bisa menangkap pesan dari gambar tersebut.
Audience itu mirip dengan anak-anak. Presentasi Saudara akan mudah dipahami audience jika Saudara menyertakan alat bantu visual. Apalagi jika Saudara akan mempresentasikan data-data numerikal, maka Saudara harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu ini, presentasi Saudara akan jauh lebih efektif dibandingkan jika Saudara mengatakannya secara lisan. Dan, jangan lupa, alat bantu ini juga merupakan bukti akan pernyataan-pernyataan Saudara.
Lebih dari itu, penyajian visual ini tidak hanya sekadar grafik dan tabel saja. Sekarang, dengan menggunakan software tertentu-misalnya powerpoint-kita bisa menggabungkan suara, foto, clip art, animasi dan video cameradalam satu file presentasi. Kita juga bisa menghubungkan antar text, antar file dalam satu presentasi. Kemampuan mengolah program ini, akan membuat citra presentasi Saudara bertambah. Paling tidak, Saudara telah memberikan kesan pertama kepada audience bahwa Saudara siap melakukan presentasi.
Ambil contoh, jika Saudara akan mempresentasikan sebuah situs e-commerce yang Saudara miliki kepada salah satu perusahaan venture capitalist. Saudara mengatakan bahwa situs Saudara ini sudah masuk ke dalam top ten ranking Altavista, salah satu search engine yang sangat terkenal di dunia internet. Situs e-commerce ini juga dikunjungi ratusan ribu orang per-hari. Nah, dalam presentasi seperti ini, Saudara harus menampilkan situs e-commerce dan juga situs Altavista dalam presentasi Saudara. Jangan lupa, tampilkanlah situs Altavista ini yang sedang memuat ranking situs e-commerce Saudara. Hal ini akan menambah keyakinan audience kepada Saudara.
Namun demikian, perlu diingat bahwa visual hanyalah sekadar alat bantu. Selain itu, Saudara tetap harus menceritakan visual ini dengan kata-kata yang mudah dimengerti.
Menurut Holchombe dan Stein (1990), daya tarik suatu presentasi dapat ditingkatkan melalui;
Pertama, pilihlah media yang cocok dengan jumlah audience.
Kedua, berilah desain yang bisa menambah citra dan daya tarik pada presentasi Saudara.
Ketiga, sesuaikanlah gambar ini dengan data yang ada.
Saudara, pada tips selanjutnya, kita akan membahas langkah-langkah di atas secara lebih mendalam.
MEMILIH MEDIA
“Dalam seni yang penting bukan apanya, melainkan bagaimananya”
Alexander Solzhenitshyn, Suatu Hari dalam Kehidupan Ivan Denisovitch
Apabila suka memancing, tentu tahu bedanya memancing ikan besar dan ikan kecil. Ikan laut biasanya memiliki berat lebih dari 5 kilogram. Ada kiat-kiat tersendiri untuk memancing ikan sebesar ini. Pertama, pakailah mata kail dan senar yang sesuai dengan berat ikan tersebut. Karena apabila Saudara memakai senar untuk ikan kecil (biasanya lebih tipis), jika ditarik oleh ikan yang besar, dijamin pasti putus. Jika Saudara ingin mendapat ikan yang lebih kecil, gantilah mata kail dan senar dengan ukuran yang sesuai pula. Yang kedua, aturlah jarak pengapung dengan timah. Jika Saudara ingin mendapat ikan kecil, aturlah jarak pengapung dengan timah itu agak dekat. Karena biasanya ikan kecil suka hidup di permukaan air. Demikian sebaliknya dengan ikan yang besar. Jarak antara pengapung dengan timah diatur agak jauh, karena ikan besar lebih suka hidup di air yang dalam.
Melakukan presentasi sebenarnya mirip dengan memancing. Meskipun umpannya sama, untuk audience yang berbeda, diperlukan media yang berbeda pula. Inilah tips yang perlu Saudara perhatikan;
Pertama, preferensi dari audience. Perhatikanlah keinginan audience. Ada beberapa audience yang ingin melihat presentasi hanya lewat infokus. Misalnya Bos besar Anda. Ada juga yang ingin mempunyai handouts, bahkan ada yang ingin menanyakan sampai ke hal-hal yang paling detail.
Kedua, tujuan presentasi. Jika berharap ada banyak diskusi, hindarilah pemakaian 35mm slide yang terlalu banyak. Ruangan yang gelap akan menciptakan suasana “Saya Berbicara, Anda Mendengar”. Audience seolah-olah anak SD tahun 70-80-an-,“Duduk, Diam, Dengar”. Jadi, perhatikanlah fasilitas seperti ini. Jika kurang tepat pemakaiannya, bisa jadi runyam.
Ketiga, tersedianya alat-alat yang diperlukan. Jika memakai fasilitas overhead, pastikan ruangan presentasi tersedia proyektor. Jika memakai 35 mm slide, pastikan adanya dim light atau bisa juga pakai proyektor. Jika presentasi akan memakai powerpoint, pastikanlah tersedia infokus. Jika sudah, cek sekali lagi 15 menit sebelum presentasi dimulai.
Keempat, jumlah audience. Pakailah handouts, jika jumlah audience Saudara sekitar 3 sampai 5 orang. Jika di bawah 20 orang pakailah flipchart. Jika audience Saudara mencapai ratusan orang, pakailah overhead atau 35 mm slide atau yang lebih modern pakailah powerpoint yang sudah dihubungkan ke infokus (lengkapnya, lihat pada tips Jumlah Audience).
Pemakaian ini bukanlah harga mati, artinya bisa saja Saudara melakukan presentasi dihadapan 3-5 orang dengan memakai infokus. Atau mem-fotocopy handouts Saudara untuk seluruh audience yang hadir. Saran saya, kombinasi adalah paling bagus. Persiapkanlah handouts dan powerpoint Saudara sekaligus. Selain audience akan memperoleh hasil yang paling maksimal, juga apabila tiba-tiba komputer Saudara hang, Saudara masih punya overhead.
MENGEMBANGKAN TOPIK
Banyak orang yang menduga bahwa dirinya punya kemampuan yang sama dengan seorang presenter yang sedang melakukan presentasi. Mereka menduga dengan mengenal topiknya mereka bisa melakukan presentasi. Dugaan ini tentu saja keliru, sebab banyak orang yang cuma “merasa” mampu, bukan sesungguhnya mampu. Sebagian besar orang itu hanya berhenti di judul saja karena tak mampu mengembangkan topik itu dengan baik. Kalau disuruh bicara bisa jadi kalimatnya akan habis dalam lima menit, lalu melantur.
Supaya dapat melakukan presentasi dengan baik dan focus saudara tentu harus mengembangkan topik itu sebaik mungkin. Bagaimanakah caranya?
Pertama, perkayalah topik saudara dengan bacaan. Tanpa literature yang baik, topik saudara akan terasa miskin, atau mungkin tak memberi hal baru bagi orang lain.
Kedua, perkayalah topik saudara dengan hal yang sebenarnya sedang terjadi dalam dunia riil. Seorang presenter terkenal biasanya sudah dengan sendirinya didatangi oleh informasi, sedangkan seorang pemula harus mengumpulkannya sendiri. Saudara harus bertanya ke sana ke mari, untuk meyakinkan betul bahwa apa yang dikatakan literature sejalan dengan dunia riil.
Ketiga, latihlah otak berpikir dengan melakukan latihan presentasi di kalangan terbatas. Biasanya pada saat saudara berbicara, berkembang pemikiran-pemikiran baru yang muncul secara tiba-tiba. Catatlah baik-baik, lalu kembangkan perlahan-lahan. Pada prinsipnya, kalau sebuah topik dikembangkan, otak saudara akan mengajak saudara lebih jauh. Mekanisme activated spreading dalam otak kita memungkinkan kita mengaitkan satu kategori dengan kategori lainnya.
Keempat, pangkas bagian-bagian yang dirasakan membuat saudara tidak focus, menimbulkan keragu-raguan, atau membuat waktu presentasi tidak cukup.
Kelima, tulislah dalam bentuk kerangka berpikir sebelum materi disajikan. Saya akan mengajak pembaca menggunakan kerangka berpikir (logical structure) untuk mengembangkan topik ini pada presentasi selanjutnya.
MEMBANGUN LOGICAL STRUCTURE
Salah satu cara mengembangkan topik adalah dengan menggunakan logical structure. Logical structure pada dasarnya adalah sebuah alat bantu untuk menguraikan benang-benang kusut ke dalam sebuah diagram yang kita sebut logical tree. Bentuknya semacam outline. Dengan demikian ia adalah sebuah rencana (bukan a final product),sehingga sifatnya sangat terbuka untuk mengalami penyesuaian-penyesuaian atau perubahan-perubahan.
Alat ini sangat bermanfaat untuk mengarahkan jalan berpikirnya audience sehingga dari awal mereka sudah tahu kemana arah presentasi. Selain itu, struktur ini juga berguna untuk bekerja dalam team, atau bagi mereka yang belum terbiasa (terlatih) mengembangkan topik. Dengan memiliki suatu logical tree, para anggota team tinggal memilih subtopik mana yang menjadi tanggungjawabnya, dan kemana arah presentasi ini akan ditujukan.
Kalau struktur ini sudah digambarkan, dan segalanya sudah dipetakan, maka tak ada alasan bagi saudara untuk tidak memulainya sama sekali. Outline ini adalah sebuah rencana, dan rencana akan jadi kenyataan kalau saudara segera memulainya.
Logikanya, struktur ini akan mendorong saudara membuat suatu point, lalu mencari penjelasannya (dukungan-dukungannya) sampai tuntas. Intinya terdiri dari headings, subheadings dan supporting details.
Darimana saudara harus memulainya?
Logical tree ini harus dimulai dengan apa yang kita sebut sebagai main points, yaitu hal-hal pokok yang harus diberi jawabannya. Tentu saja main points harus dibatasi. Jangan terlalu ambisius dengan bernafsu memberikan seluruh penjelasan, seluas-luasnya. Ingatlah manusia punya kemampuan yang terbatas dalam mengolah informasi. Lagian pula, manusia akan mengalami fatigue (keletihan) bila dipaksa menerima banyak hal sekaligus. Jadi saudara harus memotongnya, memfokuskan pada hal-hal yang paling penting saja dan saling berhubungan. Jika saudara harus menyajikan banyak hal, mungkin saudara harus berani meminta izin membagi presentasi itu ke dalam beberapa presentasi dengan topik yang berbeda.
Main points yang dipilih haruslah menjawab pertanyaan yang kira-kira akan diajukan audience (misalnya pengambil keputusan). Holcombe dan Stein yang menulis buku Presentations for Decision Making mengungkapkan sebagai berikut:
- Kalau main point-nya adalah rekomendasi atau suatu konklusi, maka pertanyaannya adalah “why” dan jawabannya adalah a series of reasons.
- Kalau main point-nya adalah prosedur, maka pertanyaannya adalah “how”, dan tentu saja jawabannya adalah a series of steps.
- Kalau main point-nya adalah suatu deskripsi terhadap suatu analisis, maka pertanyaannya adalah “what” dan jawabannya adalahparts of the whole.
Cobalah menerapkan pertanyaan di atas, dan Insya Allah saudara akan dibantu berpikir. Dengan mengajukan pertanyaan “why” misalnya, saudara mungkin akan merenung, berpikir, lalu sampailah pada jawaban-jawaban yang menyenangkan dan memuaskan. Silahkan mencoba.
VISUAL
“If a picture paints a thousand words…”
Dikutip dari lagu “If” oleh “Bread”
Saya yakin banyak pembaca yang suka dengan syair lagu di atas. Sebuah lagu yang me-retrieve ingatan kita ke masa lalu. Lagian pula, sebuah syair yang indah, yang mengingatkan kita betapa sebuah lukisan sanggup menguraikan seribu makna. Nah, apa kaitannya dengan tips kita kali ini?
Kalau kita memperhatikan anak-anak, mereka suka sekali dengan buku bacaan yang banyak gambarnya. Tintin, Asterix, Lucky Luke, Dragon Ball, Doraemon, Conan, dan Mulan adalah contoh dari sekian banyak buku anak-anak lainnya. Mereka bisa tertawa terkekeh, tersenyum atau merasa gregetan hanya dengan melihat gambar kartun ini. Tanpa membaca isinya, mereka bisa menangkap pesan dari gambar tersebut.
Audience itu mirip dengan anak-anak. Presentasi Saudara akan mudah dipahami audience jika Saudara menyertakan alat bantu visual. Apalagi jika Saudara akan mempresentasikan data-data numerikal, maka Saudara harus mempersiapkan grafik, bagan atau tabel. Dengan alat bantu ini, presentasi Saudara akan jauh lebih efektif dibandingkan jika Saudara mengatakannya secara lisan. Dan, jangan lupa, alat bantu ini juga merupakan bukti akan pernyataan-pernyataan Saudara.
Lebih dari itu, penyajian visual ini tidak hanya sekadar grafik dan tabel saja. Sekarang, dengan menggunakan software tertentu-misalnya powerpoint-kita bisa menggabungkan suara, foto, clip art, animasi dan video cameradalam satu file presentasi. Kita juga bisa menghubungkan antar text, antar file dalam satu presentasi. Kemampuan mengolah program ini, akan membuat citra presentasi Saudara bertambah. Paling tidak, Saudara telah memberikan kesan pertama kepada audience bahwa Saudara siap melakukan presentasi.
Ambil contoh, jika Saudara akan mempresentasikan sebuah situs e-commerce yang Saudara miliki kepada salah satu perusahaan venture capitalist. Saudara mengatakan bahwa situs Saudara ini sudah masuk ke dalam top ten ranking Altavista, salah satu search engine yang sangat terkenal di dunia internet. Situs e-commerce ini juga dikunjungi ratusan ribu orang per-hari. Nah, dalam presentasi seperti ini, Saudara harus menampilkan situs e-commerce dan juga situs Altavista dalam presentasi Saudara. Jangan lupa, tampilkanlah situs Altavista ini yang sedang memuat ranking situs e-commerce Saudara. Hal ini akan menambah keyakinan audience kepada Saudara.
Namun demikian, perlu diingat bahwa visual hanyalah sekadar alat bantu. Selain itu, Saudara tetap harus menceritakan visual ini dengan kata-kata yang mudah dimengerti.
Menurut Holchombe dan Stein (1990), daya tarik suatu presentasi dapat ditingkatkan melalui;
Pertama, pilihlah media yang cocok dengan jumlah audience.
Kedua, berilah desain yang bisa menambah citra dan daya tarik pada presentasi Saudara.
Ketiga, sesuaikanlah gambar ini dengan data yang ada.
Saudara, pada tips selanjutnya, kita akan membahas langkah-langkah di atas secara lebih mendalam.
MEMILIH MEDIA
“Dalam seni yang penting bukan apanya, melainkan bagaimananya”
Alexander Solzhenitshyn, Suatu Hari dalam Kehidupan Ivan Denisovitch
Apabila suka memancing, tentu tahu bedanya memancing ikan besar dan ikan kecil. Ikan laut biasanya memiliki berat lebih dari 5 kilogram. Ada kiat-kiat tersendiri untuk memancing ikan sebesar ini. Pertama, pakailah mata kail dan senar yang sesuai dengan berat ikan tersebut. Karena apabila Saudara memakai senar untuk ikan kecil (biasanya lebih tipis), jika ditarik oleh ikan yang besar, dijamin pasti putus. Jika Saudara ingin mendapat ikan yang lebih kecil, gantilah mata kail dan senar dengan ukuran yang sesuai pula. Yang kedua, aturlah jarak pengapung dengan timah. Jika Saudara ingin mendapat ikan kecil, aturlah jarak pengapung dengan timah itu agak dekat. Karena biasanya ikan kecil suka hidup di permukaan air. Demikian sebaliknya dengan ikan yang besar. Jarak antara pengapung dengan timah diatur agak jauh, karena ikan besar lebih suka hidup di air yang dalam.
Melakukan presentasi sebenarnya mirip dengan memancing. Meskipun umpannya sama, untuk audience yang berbeda, diperlukan media yang berbeda pula. Inilah tips yang perlu Saudara perhatikan;
Pertama, preferensi dari audience. Perhatikanlah keinginan audience. Ada beberapa audience yang ingin melihat presentasi hanya lewat infokus. Misalnya Bos besar Anda. Ada juga yang ingin mempunyai handouts, bahkan ada yang ingin menanyakan sampai ke hal-hal yang paling detail.
Kedua, tujuan presentasi. Jika berharap ada banyak diskusi, hindarilah pemakaian 35mm slide yang terlalu banyak. Ruangan yang gelap akan menciptakan suasana “Saya Berbicara, Anda Mendengar”. Audience seolah-olah anak SD tahun 70-80-an-,“Duduk, Diam, Dengar”. Jadi, perhatikanlah fasilitas seperti ini. Jika kurang tepat pemakaiannya, bisa jadi runyam.
Ketiga, tersedianya alat-alat yang diperlukan. Jika memakai fasilitas overhead, pastikan ruangan presentasi tersedia proyektor. Jika memakai 35 mm slide, pastikan adanya dim light atau bisa juga pakai proyektor. Jika presentasi akan memakai powerpoint, pastikanlah tersedia infokus. Jika sudah, cek sekali lagi 15 menit sebelum presentasi dimulai.
Keempat, jumlah audience. Pakailah handouts, jika jumlah audience Saudara sekitar 3 sampai 5 orang. Jika di bawah 20 orang pakailah flipchart. Jika audience Saudara mencapai ratusan orang, pakailah overhead atau 35 mm slide atau yang lebih modern pakailah powerpoint yang sudah dihubungkan ke infokus (lengkapnya, lihat pada tips Jumlah Audience).
Pemakaian ini bukanlah harga mati, artinya bisa saja Saudara melakukan presentasi dihadapan 3-5 orang dengan memakai infokus. Atau mem-fotocopy handouts Saudara untuk seluruh audience yang hadir. Saran saya, kombinasi adalah paling bagus. Persiapkanlah handouts dan powerpoint Saudara sekaligus. Selain audience akan memperoleh hasil yang paling maksimal, juga apabila tiba-tiba komputer Saudara hang, Saudara masih punya overhead.
